Dokumen Tekstual Lembaran Lepas

A. Dokumen Tekstual Lembaran Lepas (Surat)
Jenis dan macam keadaan dokumen yang berwujud lembaran di lingkungan lembaga pemerintah dan lembaga swasta jumlahnya sangat banyak. Kantor pemerintahan dan swasta umumnya memiliki pedoman penataan dokumen lembaran yang dikenal dengan istilah pedoman kearsipan. Dalam pedoman kearsipan ini dapat diikuti pedoman penataan arsip yang harus dilaksanakan dalam praktek nyata pengelolaan arsip.

Pemerintah dalam masalah kearsipan telah memberi perhatian besar, sehingga dikeluarkanlah UU. No.7 tahun 1971 yang mengatur ketentuan-ketentuan pokok kearsipan sebagai landasan hukum masalah kearsipan di Indonesia. Garis besar isi UU. No.7/1971 adalah sebagai berikut:
Bab I Ketentuan Umum : tentang arti, fungsi dan tujuan arsip.
Bab II Tugas Pemerintah atas : arsip pemerintah, pengamanan arsip badan swasta/perseorangan, penertiban arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, peningkatan mutu kearsipan nasional, serta pembinaan arsip statis.
Bab III Organisasi kearsipan : terdiri dari pembentukan organisasi kearsipan di lembaga negara dan badan pemerintah pusat dan daerah, pembentukan arsip nasional dan daerah.
Bab IV Kewajiban Kearsipan : meliputi pemeliharaan arsip lembaga negara dan badan pemerintah pusat dan daerah, pemeliharaan arsip badan swasta/perseorangan, pengelolaan arsip, penyerahan arsip ke Arnas daerah/pusat.
Bab V Ketentuan Pidana : selama 10 tahun, seumur hidup, 24 tahun.
Bab VI Penutup : memuat hal yang belum diatur akan diatur, penetapan berlakunya.

Selain itu, untuk merealisasi permasalahan kearsipan maka dengan Keputusan Presiden No.26 tahun 1974 ditetapkan Lembaga Pemerintah non Departemen yaitu Arsip Nasional. Kedudukan arsip nasional seperti yang diatur dalam Bab I pada Kepres tersebut menjelaskan kedudukan, tugas pokok dan fungsi Arnas. Kedudukan Arnas : berkedudukan di Jakarta; kedudukan lembaga di bawah presiden; dan bertanggung jawab kepada presiden. Tugas pokok Arnas : menyelenggarakan kearsipan nasional; mengembangkan kearsipan nasional; dan membina kearsipan nasional. Fungsi Arnas : litbang kearsipan nasional dan tenaga kerja kearsipan; pengembangan dan pembinaan kearsipan dinamis; menerima, menyimpan, merawat, mengamankan arsip statis yang diterima dari berbagai badan atau perseorangan; pengelolaan arsip statis; kooperasi, koordinasi dengan lembaga kearsipan dalam/luar negeri.

Salah satu dokumen yakni berupa dokumen tekstual yang berbentuk lembaran lepas, misalnya surat. Ada baiknya kita mengenal beberapa jenis surat yang sering digunakan di lingkup organisasi pemerintah maupun niaga. Terdapat berbagai jenis surat seperti penggolongan yang dikemukakan pada buku “Surat Bisnis Modern” seperti:
a. Berdasarkan atas dasar isi dan asal surat :
- surat resmi atau surat dinas pemerintah
- surat niaga
- surat pribadi
b. Menurut maksud dan tujuan :
- surat pemberitahuan
- surat keputusan
- surat perintah
- surat permohonan
- surat peringatan
- surat penawaran dan sebagainya
c. Berdasarkan jaminan dan kemananan isinya :
- surat sangat rahasia
- surat rahasia
- surat konfidensial
- surat biasa
d. Atas dasar urgensi penyelesaiannya ;
- surat kilat khusus
- surat amat segera
- surat segera
- surat biasa

Sedangkan penggolongan jenis surat berdasarkan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan Dinas adalah sbb:
a. Atas dasar keaslian surat :
- Asli, maksudnya lembaran yang ditujukan kepada instansi sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju atau lembaran yang dinyatakan sebagai asli.
- Tembusan, yaitu tindasan atau carbon copy.
- Salinan atau turunan, yaitu lembaran hasil penggandaan.
- Petikan atau kutipan, yaitu lembaran yang berisi beberapa bagian yang diambil dari surat asli.
b. Atas dasar bobot informasinya :
- surat penting
- surat biasa
c. Berdasarkan pengamanan informasi :
- sangat rahasia
- rahasia
- terbatas
- biasa
d. Berdasarkan penyampaian surat :
- sangat segera