Proses Pengolahan Dokumen

Beberapa langkah pengolahan dokumen meliputi pemeriksaan atas dokumen-dokumen tersebut sampai mereka disusun pada masing-masing tempat penyimpanan dokumen menurut jenisnya masing-masing. Urutan langkahnya sbb:

1. Pemeriksaan Atas Dokumen Yang Rusak
- dokumen tersebut sesuai dengan yang dipesan/yang dibutuhkan oleh lembaga yang bersangkutan atau tidak ditinjau dari segi materinya, kemutakhiran data/faktanya, kompetensi/kualifikasi ataupun kewenangan penyusunnya, bentuk fisiknya (hardcover atau bukan) dan spesifikasi lainnya yang ditetapkan sebelumnya.
- Kondisi dokumen : lengkap atau tidak halamannya, tipografinya jelas atau tidak, gambar-gambarnya, grafik, lampiran yang kurang lengkap, dsb.
- Menyortir dokumen-dokumen yang masuk itu menurut kelompok jenisnya (buku, pamflet, brosur, leaflet, manuskrip, dst) untuk memudahkan penyelesaian administrasi (pembayaran rekening penagihan untuk mereka, pembuatan surat-surat jawaban, dsb), serta untuk kepentingan pemrosesan dokumen selanjutnya : inventarisasi, katalogisasi/pengindeksan, abstracting,dst.

2. Langkah-langkah Inventarisasi Dokumen
a. Semua jenis dokumen tanpa terkecuali harus dibubuhi tanda cap instansi/lembaga yang bersangkutan agar dapat diketahui dengan segera bahwa barang tersebut adalah milik lembaga ybs. Untuk dokumen tertentu seperti film, mikrofilm dsb cap dibubuhkan pada label yang ada pada kotak/sampulnya.
b. Pada sisi belakang halaman judul hendaknya diterakan cap agenda: tanggal penerimaan dokumen, nomor induk atau accession number (untuk dokumen yang berupa buku) dan keterangan-keterangan yang dianggap perlu, misalkan: harga buku, keterangan seperti sumbangan, hadiah, dsb.
c. Registrasikan dokumen tersebut. Dibagi menjadi 3 penanganan yakni : dokumen yang berupa buku, berupa majalah/harian, serta untuk dokumen yang berupa pamflet/brosur/leaflet.
d. Pembuatan katalog, indeks dan abstraksi
Untuk keterangan dan penjelasan lebih lengkap mengenai langkah-langkah dalam menginvetarisir berbagai dokumen, dapat dilihat dalam buku Pengantar Ilmu Dokumentasi karangan Soejono Trimo, MLS.

3. Sistem Penyimpanan Arsip (Filling)
Terdapat banyak cara penyimpanan arsip (filling) yang digunakan di lembaga-lembaga dan kantor-kantor. Beberapa sistem filling yang masih digunakan sampai dengan saat ini diantaranya:

Spindle file : filling paku pada sekitar abad 15 yang dilakukan dengan cara menusukkan surat/arsip di bagian tertentu secara kronologis atau berdasarkan urutan waktu. Biasanya untuk penyimpanan resep, nota-nota, resi, dll. yang sering digunakan di rumah sakit, apotik, toko-toko dan lain-lain.

Pigeon hole file : penyimpanan arsip didalam kotak seperti filling kabinet yang terbuka dengan menulis titel nama atau subjek di sebelah luarnya.

Bellows file : tahun 1860, penyimpanan file kedalam tempat seperti map yang berukuran besar yang didalamnya terbagi-bagi secara terurut baik angka ataupun huruf yang isinya sangat terbatas. Untuk kelompok arsip yang sedikit, urutan alfabetis yang ada dalam bellows file digunakan sebagai alat penyortiran.

Box file : penyimpanan file pada sekitar tahun 1875 yang berbentuk seperti sebuah buku yang dapat dibuka dari sebelah samping. Dimana di setiap box-nya diisi satu set lembaran arsip yang terkelompok sesuai dengan labelnya dan tersusun secara alfabetis.

Shannon files : sistem penyimpanan file yang digunakan pada sekitar tahun 1880 yang pada awalnya digunakan untuk menyimpan arsip-arsip berharga agar aman. Shannon file selalu terdiri dua sisi lengkung terbuka di puncak papan di bagian depan atau belakang kotak. Arsip-arsip disimpan dengan cara dilobangi di sebelah atas, kemudian diletakkan di papan menurut susunan yang digunakan. Shannon file hanya cocok untuk menyimpan arsip yang jumlahnya hanya sedikit.

Vertikal file : dikenalkan oleh Dr. Nathaniel S. Rosenau pada tahun 1892. Ia percaya bahwa filing kartu buatannya pun dapat juga diterapkan untuk filing kertas, yakni dengan cara menempatkan arsip di belakang guide. Setelah mengalami perbaikan sistem, vertical filling ternyata merupakan metoda terbaik yang banyak digunakan di perusahaan-perusahaan atau organisasi-organisasi.

Untuk memahami sistem filling pada umumnya perlu diketahui terlebih dahulu beberapa pengertian tentang filling, diantaranya:

a. Filling : aktivitas penyimpanan arsip ke dalam kotak file, folder atau alat lain menurut aturan yang telah direncanakan. Meliputi : pemberian indeks, pengkodean, penyusunan, penempatn arsip, kartu, kertas dan semua tipe arsip secara sistematis.
b. Manual filling : buku petunjuk yang memuat informasi secara detail tentang berbagai langkah filling dan pengelolaan arsip, termasuk aturan-aturan dan prosedur yang digunakan.
c. Prosedur : langkah-langkah dalam penyusunan arsip termasuk cara-cara alfabetis untuk nama orang atau organisasi, nama lokasi geografi, nama subjek, cara numerik, termasuk kronologis dan cara alfanumerik.
d. Sistem : bermakna suatu rencana pengelompokkan arsip oleh seperangkat peralatan filling.
e. Pengklasifikasian : nama lainnya yakni pemberian indeks; penandaan nama orang atau organisasi, nama lokasi geografi, subjek atau nomor sebagai dasar penyimpanan arsip yang bersangkutan.
f. Pengkodean : proses pembuatan tanda (menggaris-bawahi, tanda cek, melingkari atau tanda lain) yang menjadi identitas items (kelompok arsip) yang akan disimpan berdasarkan hasil pengkodean.
g. Unit : nama, inisial atau kata-kata yang digunakan dalam menentukan urutan alfabetis untuk penyimpanan arsip. Misalnya: nama Joan C. Brown, memiliki 3 unit yaitu Brown unit pertama, Joan unit kedua dan C unit ketiga.
h. Tunjuk silang : berupa semacam tanda yang menunjukkan lokasi arsip yang dimaksud. Merupakan catatan yang diletakkan di lembaran atau tab guide/folder untuk mengindikasikan adanya arsip yang tidak disimpan di tempat tersebut tetapi disimpan di tempat lain.
i. Guide : penyekat di dalam filling kabinet/rak file yang berfungsi mengelompokkan arsip berdasarkan urutan alfabetis, nomor dan kronologis. Guide akan membantu kita dalam mengetahui lokasi arsip secara tepat dan cepat. Terdapat beberapa jenis guide, yakni:
- guide primer : memberi petunjuk adanya kelompok utama,
- guide sekunder & tertier : guide yang memberi petunjuk adanya sub bagian dan sub-sub bagian kelompok utama,
- guide spesial/khusus : guide yang menunjukkan adanya bagian khusus,
- guide out : guide tanda keluar; berfungsi menggantikan folser yang keluar dari filling kabinet atau rak file dan menjadi tanda di dalam rak file atau filling kabinet sehingga diketahui arsip apa yang keluar dari filling kabinet atau rak file.
j. Folder : tempat arsip kertas atau plastik.
- folder misscellaneous : folder yang berisi arsip-arsip yang bervariasi, sebab satu item (subjek, nama, nomor) hanya berisi beberapa lembar (pada umumnya 1-5) sehingga belum pantas diletakkan dalam satu folder tersendiri (folder individual).
- Folder spesial : folder yang berisi arsip-arsip khusus (karena frekuensi penggunaannya, karena menyimpang dari dasar pengelompokkan, dsb).
k. Score : sebuah identitas atau sekelompok tanda yang terletak di dasar sebuah folder. Bisa bermakna tanda yang menunjukkan daya tampung folder.
l. Tab : bagian dari guide atau folder yang menonjol, yang dipakai untuk meletakkan tabel.
m. Posisi : lokasi tab di permukaan guide/folder yang dilihat dari kiri ke kanan. Posisi pertama ialah tab yang berada di sebelah paling kiri, posisi kedua ialah tab yang berada di posisi kedua dari sebelah kiri.
n. Label : judul atau identitas berkas yang ditulis di atas stiker kertas yang ditempelkan di tab folder atau guide. Label dapat diaplikasikan dengan variasi warna.
o. Judul : dapat berupa nama orang/organisasi, nama geografi, nama subjek, nomor, atau informasi lain yang diletakkan di tab folder/guide/bagian depan kotak filling.
p. Arsip aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan digunakan secara langsung oleh organisasi yang bersangkutan dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Pengelolaannya harus memenuhi syarat accessibility (cepat ditemukan kembali).
q. Penemuan kembali arsip.
r. Metode charge out : sebuah metode untuk menjaga susunan arsip ketika ia akan keluar atau dikembalikan ke filling kabinet/rak file. Proses pengambilan arsip yang mengikuti prosedur yang telah ditentukan disebut the cahrge out (kata kerja). Sedangkan yang berarti kata benda, the charge out berarti catatan yang menunjukkan siapa yang mengambil arsip, kapan materi itu dikembalikan, kapan diambil, dan lain-lain.
s. Prosedur follow up : langkah yang harus diambil setelah arsip keluar dari tempatnya yang berfungsi sebagai kontrol arsip yang dipinjam; meminta untuk mengembalikan arsip yang dipinjam.
t. Transfer : proses pemindahan arsip aktif dari ruangan file ke pusat arsip karena frekuensi penggunaannya telah menurun dan dianggap inaktif.
u. Retensi : jangka waktu penyimpanan arsip atau umur arsip yang pada umumnya ditentukan berdasarkan nilai guna arsip.
v. Pemusnahan : kegiatan memusnahkan arsip dengan cara dicacah, dibakar atau yang lain, sehingga arsip yang bersangkutan tidak dapat dikenali, baik bentuk fisik maupun informasinya.

Asas Pengorganisasian File

Masalah utama dalam pengorganisasian file adalah menentukan lokasi filling, apakah sentralisasi atau desentralisasi. Penentuan azas pengorganisasian file di suatu lembaga/organisasi juga harus sesuai dengan lembaga yang bersangkutan sehingga dapat mencapai prinsip efisiensi dan efektifitas. Faktor-faktor yang dapat dipakai sebagai dasar penentuan azas pengorganisasian file yaitu:

1. Lokasi : lokasi unit-unit kerja yang membutuhkan arsip.
2. Volume : jumlah arsip yang dikelola, jumlah kertas dalam setiap folder atau kotak atau rak dan lain-lain, serta pengembangan volumenya.
3. Identifikasi : faktor yang terkait dengan tipe dan kompleksitas arsip yang dikelola sehingga kita dapat mengenali seluruh arsip dalam bentuk berkas-berkas yang utuh dan sistematis. Hal ini juga terkait dengan media arsip yang dikelola, baik berbentuk kertas, disket, film, dan lain-lain.

Jenis-jenis Sistem Filling
Sistem filling adalah pengaturan dan penyimpanan arsip aktif secara logis dan sistematis, menggunakan nomor, huruf atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan.
Jenis-jenis filling pokok yang sering digunakan di kantor-kantor:
a. Sistem filling alfabetis : sistem penyimpanan arsip dinamis aktif menggunakan metode penyusunan secara alfabetis. Dua dasar penyusunan sistem ini adalah penyusunan kamus dan penyusunan ensiklopedi.
1. Sistem filling numerik : sistem penyimpanan arsip yang dilakukan berdasarkan nomor atau kode nomor.
b. Sistem filling alfanumerik : pengaturan arsip berdasarkan kombinasi huruf dan angka.
c. Sistem filling kronologis : sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada tanggal.